KVKK Aydınlatma Metni

Bu metin, EasyWay QR sistemini kullanan işverenlerin personeline sunacağı aydınlatma yükümlülüğü için hazırlanmış bir şablondur. Rollerin doğru anlaşılması önemlidir:

Veri sorumlusu

Sistemi kuran ve kullanan işverendir. Hangi personelin kaydedileceğine, hangi şubede hangi yarıçapın uygulanacağına, verilerin ne kadar saklanacağına işveren karar verir. KVKK m.10 kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğü, m.11 başvurularının yanıtlanması ve VERBİS kaydı işverene aittir.

Veri işleyen

Yazılımı sağlayan EasyWay'dir. Verileri yalnızca işverenin talimatı ve hizmetin gereği doğrultusunda barındırır ve işler; kendi amaçları için kullanmaz, üçüncü kişilere satmaz, pazarlama amacıyla işlemez.

İlgili kişi

Giriş-çıkış kaydı oluşturan personeldir.

• İş yerinde giriş-çıkış kayıtlarının tutulması ve çalışma süresinin belgelenmesi
• Puantajın ve ücrete esas verinin oluşturulması, bordro süreçlerine girdi sağlanması
• 4857 sayılı İş Kanunu ve 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu kapsamındaki kayıt ve saklama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi
• Devamsızlık ve eksik çıkış gibi durumların tespiti
• Başkası adına okutma ve konum verisiyle oynama gibi suistimallerin tespiti
• Çalışan ile işveren arasında çıkabilecek çalışma süresi uyuşmazlıklarında delil oluşturulması
• Sistem güvenliğinin sağlanması ve hatalı okutma bildirimlerinin incelenmesi

Kimlik, çalışma verisi ve işlem güvenliği verileri KVKK m.5/2 kapsamında şu sebeplere dayanılarak işlenir:

• m.5/2-c: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması. Giriş-çıkış kaydı, iş sözleşmesinin ifasının ve ücretin hesaplanmasının temelidir.
• m.5/2-ç: Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi. İş Kanunu ve SGK mevzuatı çalışma sürelerinin kayıt altına alınmasını gerektirir.
• m.5/2-e: Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması. Fazla çalışma ve devamsızlık uyuşmazlıklarında kayıtlar delil niteliğindedir.

Uygulamada iki yol tartışılmaktadır ve tercih işverene aittir:

• Açık rıza (m.5/1): Personelden konum paylaşımı için ayrı, özgür iradeyle verilmiş ve geri alınabilir bir rıza alınması. İş ilişkisindeki bağımlılık nedeniyle rızanın gerçekten özgür sayılıp sayılmayacağı tartışmalıdır; ayrıca rıza geri alındığında alternatif bir giriş-çıkış yönteminin (örneğin elle kayıt) sunulabilir olması gerekir.
• Meşru menfaat (m.5/2-f): Kaydın gerçekten iş yerinde yapıldığının doğrulanmasında işverenin meşru menfaati bulunduğu değerlendirmesi. Bu yolu seçen işverenin bir meşru menfaat dengeleme testi yapması, testi yazılı olarak saklaması ve ölçülülüğü gerekçelendirmesi beklenir.

Ölçülülük için sistemde alınan tedbirler

• Konum yalnızca personel QR kodu okutup butona bastığı anda, tek seferlik olarak alınır. Arka planda sürekli konum takibi yapılmaz, güzergâh çıkarılmaz.
• İlk okutmadan önce konum bilgilendirmesi ekranda gösterilir ve onaylanmadan kayıt oluşturulamaz. Bu koşul yalnızca tarayıcıda değil sunucu tarafında da denetlenir; onay tarihi hesabınıza işlenir ve denetim izinde görünür.
• Tarayıcı konum izni personelin kendi cihazında verilir ve istendiği zaman geri alınabilir; izin verilmezse kayıt oluşmaz.
• Sunucu, konumu yalnızca şube koordinatına olan mesafeyi hesaplamak için kullanır. Ekranlarda gösterilen değer mesafedir.
• Saklama süresi dolduğunda enlem, boylam, hassasiyet, mesafe, IP, cihaz bilgisi ve cihaz tanımlayıcısı silinerek kayıt anonim hale getirilir.

Veriler tamamen otomatik yollarla, personelin kendi tarayıcısı üzerinden toplanır: kimlik ve iletişim bilgileri hesabı açan yönetici tarafından girilir; konum verisi tarayıcının konum servisinden okutma anında alınır; IP, cihaz bilgisi ve zaman damgası isteğin kendisinden elde edilir. Personelin kendi kendine hesap açması (self-signup) mümkün değildir.

Veriler, hizmetin sunulabilmesi için aşağıdaki altyapı sağlayıcılarında barındırılır:

Kişisel verilerin kalıcı olarak saklandığı yer veritabanıdır ve veritabanı Frankfurt bölgesindedir. Uygulama sunucuları da aynı bölgede çalışacak biçimde yapılandırılmıştır. Buna karşılık barındırma sağlayıcısının uç ağı isteği dünya genelindeki noktalardan karşılar; bu nedenle bağlantı meta verisi (IP adresi, istenen adres, zaman damgası) personelin bulunduğu yere en yakın uç noktadan geçebilir. Bu, kayıtların saklandığı bölgeyi değiştirmez.

Bunlar dışında kişisel veriler; yalnızca hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına (SGK, mahkemeler, iş müfettişleri) talep hâlinde ve mevzuatın öngördüğü sınırlar içinde aktarılır. Reklam, pazarlama veya profil çıkarma amacıyla hiçbir üçüncü tarafa aktarılmaz.

Saklama süresi işveren tarafından yönetim panelinden yapılandırılır. Süre sonunda uygulanan yöntem silme değil anonim hale getirmedir ve bunun somut bir sebebi vardır: puantaj kaydının kendisi İş Kanunu ve SGK mevzuatı ile ispat yükü bakımından saklanması gereken bir kayıttır. Kaydın tamamen silinmesi, çalışanın kendi lehine delilini de yok ederdi.

Süre dolduğunda ne olur

• Enlem, boylam, konum hassasiyeti, şubeye uzaklık, IP adresi, cihaz bilgisi ve cihaz tanımlayıcısı geri döndürülemez biçimde silinir (alanlar boşaltılır).
• Kayıtta yalnızca kimin, hangi gün, hangi saatte, hangi şubede giriş ya da çıkış yaptığı kalır. Bu bilgi puantajın ve ücret hesabının doğruluğu için gereklidir.
• Kayda anonimleştirme tarihi damgası vurulur.
• Reddedilen okutma denemeleri puantaj kaydı olmadığı için 90 gün sonunda tamamen silinir.
• Oturum kayıtları (IP adresi ve tarayıcı bilgisi) oturum süresi dolduktan sonra tamamen silinir; ayrıca açık oturumlarınızı Oturumlarım sayfasından kendiniz kapatabilirsiniz.

İmha işinin çalıştığı nasıl denetlenir

İmha, günde bir kez otomatik olarak çalışan bir görevle yapılır. Her çalışma, kaç kaydın anonimleştirildiği ve hangi temizliklerin yapıldığı bilgisiyle birlikte denetim izine (AuditLog) yazılır; bu satırlar silinemez. İşveren, yönetim panelindeki Ayarlar ekranından son imha çalışmasının tarihini ve sonucunu görebilir, gerektiğinde işi elle de çalıştırabilir. İş hiç çalışmamışsa ya da uzun süredir çalışmıyorsa aynı ekran uyarı gösterir. Bu, saklama süresi ayarının yalnızca kâğıt üzerinde kalıp kalmadığının işveren tarafından denetlenebilmesi içindir.

Saklama süresi "süresiz" olarak bırakılabilir; bu durumda konum ve cihaz verileri anonimleştirilmez. Bunun KVKK m.4/2-d kapsamındaki "ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme" ilkesiyle bağdaşıp bağdaşmadığı işverenin değerlendirmesindedir; süre tanımlanması tavsiye edilir.

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme
• Kanunun 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

Personel olarak hesabınıza giriş yaptıktan sonra Verilerim sayfasından hangi verilerinizin hangi amaçla tutulduğunu görebilir, kayıtlarınızın bir kopyasını indirebilirsiniz. Bu sayfa başvuru hakkınızın yerine geçmez; hakkınızı kullanmak istediğinizde yine işvereninize başvurmanız gerekir.

• Tüm trafik HTTPS ile şifrelenir. Tarayıcı konum servisi zaten yalnızca güvenli bağlantıda çalışır.
• Şifreler geri döndürülemez biçimde özetlenerek saklanır; sistemde sabit veya varsayılan şifre bulunmaz.
• Yetkilendirme sunucu tarafında uygulanır: birim yöneticisi yalnızca kendi biriminin kayıtlarını görür, birimi tanımlı değilse hiçbir kaydı göremez.
• Kayıtlar silinmez; her düzeltme öncesi ve sonrası değeriyle birlikte denetim izine yazılır.
• Personel kendi açık oturumlarını görebilir ve uzaktan kapatabilir.

Bu aydınlatma metni, mevzuattaki değişiklikler ya da sistemde yapılan güncellemeler nedeniyle güncellenebilir. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır ve sayfanın başındaki son güncelleme tarihi değiştirilir.